Eventos corporativos

Los eventos corporativos ganan espacio, tiempo y recursos en los planes de comunicación, independientemente del volumen de facturación de una empresa o marca. En la actualidad, la organización de eventos es una de las habilidades más demandadas en un amplio espectro de sectores profesionales. Conferencias, acciones promocionales, juntas de accionistas efectivas; son muchas las ocasiones en las que la Empresa va a tener que lucir sus capacidades de organización.Consejos para la organización de eventos empresarialesPresupuestar el evento. Como organizador es probable que esta decisión no sea tuya, pero es la primera que hay que tomar. Una vez que sabemos qué tipo de evento vamos a organizar y cuáles son sus objetivos, hay que marcarse un presupuesto. Como intuirás, esta es la primera decisión y marca el desarrollo de la producción. Una vez que tengas el presupuesto definido, tu responsabilidad pasa por dividirlo entre las diferentes partidas necesarias. Consulta cualquier ampliación imprevista antes de aceptarla. Recuerda que muchos proveedores pueden cobrar incluso a 90 días, no es deseable, pero en caso de una necesidad puedes jugar con ese margen.Mantén una buena base de datos de proveedores. A la hora de contratar. En ella incluye desde las imprentas en las que realizas los materiales corporativos, personal técnico (operadores de cámara, alquiler de equipos de iluminación o sonido), agencias de promotoras , catering y un largo etcétera. Lo importante es la relación que vayas estableciendo con esos proveedores, que los tengas bien ordenados por presupuesto y calidad del servicio.La Planilla de Producción será tu guía durante la pre-producción y ejecución del evento. ¿Te imaginas reunir en un solo documento (te recomiendo, sin duda, Excel) toda la información necesaria. No solo debes imaginarlo, sino que además debes ponerlo en práctica. La planilla de producción es el documento más importante en el que se refleja toda la logística, combina el timing de actividades, los miembros del equipo y las responsabilidades de cada uno. Debe quedar claro quién es el encargado de cada tarea independiente y, lo más importante, qué plazo tiene para finalizar, entregar y reportar posibles incidencias. Cuantificar, con toda la antelación posible, el tiempo y los recursos que conllevan cada acción necesaria para llevar a cabo el evento es fundamental. A partir de ahí, cada día según se acerque la fecha, es cuestión de ir añadiendo checks a esa lista de quehaceres de tu planilla de producción. Controla todos los factores. Es muy importante que, días antes de la celebración del evento, tengas en cuenta todos aquellos factores que puedan afectar al desarrollo del mismo.Llegó el día!!! Relájate y disfrutá (o al menos, que lo parezca). Es importante que los asistentes o invitados disfruten de tu evento, esa actitud debe empezar por ti. Has de transmitir seguridad, sobre todo, ante cualquier imprevisto.ColaboraMaricel FernándezOrganizadora Profesional de Eventos y EspectáculosWhatsapp: 11 2455 [email protected]