La importancia de la firma en los documentos

En esta nota queremos abordar la importancia de la firma de puño y letra, o sea, la firma ológrafa en ciertos documentos, ante la proliferación de la firma digital y de la firma electrónica que, de ninguna manera excluyen la firma manuscrita, que la persona escribe de puño y letra en algunos casos.

También trataremos las diferencias entre la firma digital y la firma electrónica.

¿Qué es la firma ológrafa?

Es la firma manuscrita realizada de puño y letra del firmante, caracterizada por trazos gráficos que identifican a la persona que lo realiza

¿Qué es la firma digital?

“Es la firma que permite saber que un documento digital corresponde a una persona determinada”. Esta comprobación se realiza en base a una serie de operaciones matemáticas que permiten saber que esa firma es única, auténtica y pueda ser verificada por la persona que recibe el documento.

La ley 25.506 regula todo lo atinente a firma digital. Así, en su artículo 2 la define, diciendo que “Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma….”

¿Qué es la firma electrónica?

La misma ley, en su artículo 5, la define de la siguiente manera: “Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”.

¿Qué es un documento digital?

Está definido en el art. 6, como la “… representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo”. A la vez aclara que “un documento digital también satisface el requerimiento de escritura”. Para ejemplificar, un documento en formato PDF es un documento digital por cuanto constituye la representación digital de un acto, independientemente del soporte en el que se almacena.

Aclarados estos conceptos, cabe preguntarnos qué ocurre con los contratos y con los escritos judiciales a la luz de la creciente utilización de la firma cortada y pegada, qué ocurre si estos documentos están firmados con firma digital o, en su defecto, con firma electrónica.

La firma en los contratos

Con relación a los contratos, la regla general es la libertad de las formas a fin de manifestar la voluntad de las partes (art. 284 CCCN), excepto los casos en que la ley imponga una forma determinada o que las partes lo requieran.

En los documentos escritos nos encontramos frente a una forma de expresión escrita, tal como surge del art.286, la que puede tener lugar por instrumentos públicos o particulares, y éstos últimos pueden ser firmados o no firmados y puede hacerse constar en cualquier soporte, siempre que su contenido sea representado con texto inteligente.

Si el instrumento está firmado se denomina “instrumento privado”. Si no lo están, se denominan “instrumentos particulares no firmados”. En esta categoría se incluyen los impresos, registros visuales o auditivos, los registros de la palabra y de información.

¿Qué función cumple la firma en los documentos particulares?

Pues, es la prueba de la autoría, que manifiesta la declaración de voluntad de las partes expresada en el texto donde se la coloca y consiste en el nombre del firmante o en su signo (art. 288).

Asimismo, en caso de ser cuestionada, la firma manuscrita tiene la posibilidad de ser sometida a pericia caligráfica.

Ahora bien, el mismo artículo 288 admite que, en los instrumentos generados por medios electrónicos, la firma de la persona quede satisfecha mediante la utilización de una firma digital, que ya vimos tiene una serie de requisitos que permiten verificar su autenticidad, asegurando la autoría e integridad del instrumento.

Atento a este análisis y a las disposiciones legales, cualquier documento que contiene las firmas cortadas y pegadas deberá ser considerado como instrumento particular no firmado.

¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica?

La diferencia está dada en cuanto a su utilización como prueba. Mientras la firma digital se presume válida y cierta, de modo tal que quien la impugne deberá probar la falsedad, la firma electrónica, por el contrario, quien la invoca debe probar su validez, por cuanto ya vimos que carece de alguno de los requisitos legales de la firma digital.

¿Hay actos que deben estar firmados en forma manuscrita?

Si, el testamento ológrafo es uno de los actos en donde la firma es REQUISITO ESENCIAL. Así, el art. 2477 CCCN, obligatoriamente, requiere que sea íntegramente escrito, fechado y firmado por el testador. La falta de estos requisitos invalida el acto, exigiendo que la firma esté colocada al final del testamento, es decir, luego de las disposiciones testamentarias que el mismo contiene.

La firma en los escritos judiciales

En los escritos judiciales, el tratamiento con relación a las firmas cortadas y pegadas es distinto a lo que establece la legislación respecto a los contratos, por cuanto están regidos por normativas especiales que establecen requisitos adicionales para su validez.

A nivel nacional, la Acordada 31/2020 de la CSJN establece que los escritos judiciales deben estar suscriptos previamente de manera ológrafa por el patrocinado. Luego de ser firmados en forma ológrafa, los escritos deben ser escaneados y presentados electrónicamente a través del Portal de Gestión de causas con usuario y contraseña del abogado inscripto en la matrícula, o sea, con firma electrónica. Es obligación del abogado conservar en su poder y custodia el documento original y presentarlo al Tribunal en caso que éste se lo requiera.

A nivel provincial, la Acordada Nº 180/2022 del STJ que establece la “REGLAMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO PARA TODOS LOS PROCESOS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVOS QUE TRAMITAN EN EL PODER JUDICIAL DE LA PROVINCIA DE MISIONES”, establece iguales requisitos, por lo que el escrito, rubricado con firma ológrafa deberá ser digitalizado después de que sea impreso y firmado por quienes deban hacerlo (partes, apoderados o representantes legales, abogados, patrocinantes), estableciendo que el abogado que lo incorpore a la plataforma SIGED, conservará el original en calidad de letrado depositario judicial.

¿Cómo se pronunció el Poder Judicial ante escritos judiciales que contienen firmas recortadas y pegadas?

La jurisprudencia ha dicho que estos escritos carentes de firma se encuentran “desprovistos de toda eficacia jurídica” y que la omisión, los convierte en actos jurídicamente inexistentes, sin posibilidad de convalidación posterior.

La firma del letrado que se inserta de manera digital no puede ser cuestionada, pero muy distinto es cuanto se trata del patrocinado, cuya firma manuscrita debe estar en el escrito judicial, revistiendo la firma, la forma en que exterioriza su voluntad. Al tratarse de un acto inexistente, se lo considera como un acto que nunca tuvo nacimiento, y, como tal, no puede producir ningún efecto jurídico, pudiendo los jueces, aun de oficio, verificarlos y enmendar sus consecuencias.

En posteriores entregas trataremos la posibilidad de tener una firma digital, para todos los que lo deseen, cómo se hace para tener el certificado digital, plazo de duración del certificado y otras cuestiones relacionadas.